Deze website is deel van www.bruggelokaal.be.


Voorlopig verslag

08-11-2018 "Verslag vergadering RvB"

Aanwezig : André Jacques, Johan Verhaeghe, Didier Deforche, Dirk Piepers, Bernard Dereeper, Paul Clement, Luc Vanmarcke.

Uitgenodigd : Edouard Coppens (aanwezig als webmaster).

Dagorde: 
De vergadering wordt geopend om 18h30 en de voorzitter wenst iedereen welkom.

Agenda punten: 
1. Vaststelling aanwezigheden – quorum – navraag variapunten.
2. Verslag RvB 22.10.2018: goedkeuring + ondertekening.
3. Briefwisseling in.
4. Kasverslag (+ stand van zaken ivm “de schenking”).
5. Nieuwe rekening – volmachten: stand van zaken.
6. Back-up bestuursfunctie penningmeester (boekhouding; evt. 4de volmacht rekening).
7. Omschrijving en toewijzing taken: sociale aangelegenheden? feestcomité?
8. Praktische aanpak thuiswedstrijden VBL-competitie.
9. Communicatie vanuit vzw Dulcinea.
     a - Logo; wettelijke vermeldingen op website
     b - Wie bevoegd voor welke communicatie?
     c - Eigen mailadres; sociale media?
     d - Naar VBL (wat is de rol van correspondent? wijziging correspondent). 
     e - Naar leden. 
     f - Naar ruimer publiek (pers?), andere bridgeclubs.
10. Communicatie naar Dulcinea door leden: inspraak, enquêtes, via website? (principe)
11. Huishoudelijk reglement: WG? 
12. Varia.
     a - CTL, mini-bridge: respons?
     b - Vergoeding gebruik bridgezaal.
     c - Jaarprogramma (herhaling oproep suggesties).
___________________________________________________________________________

1. Vaststelling aanwezigheden - quorum – navraag variapunten.

Er zijn 7 bestuurders aanwezig, het quorum (7 op 7 bestuurders) is bereikt om geldig te vergaderen.

2. Verslag RvB 22.10.2018: goedkeuring + ondertekening.

Het verslag van de bestuursvergadering van 22/10/2018 wordt goedgekeurd.

3. Briefwisseling in.

De Colruyt biedt Bridgeclub Dulcinea VZW een speciale (prof+) kaart aan.  Hiermee kan alles wat onze club in de Colruyt aankoopt verrekend worden aan groothandelsprijzen.  Het bestuur besluit om daar niet op in te gaan, omdat onze aankopen in de Colruyt sowieso heel beperkt zijn.

4. Kasverslag (+ stand van zaken ivm “de schenking”).

De informatie over de inkomsten en uitgaven voor oktober zijn ontvangen, de informatie wordt nu verwerkt en is tegen volgende vergadering beschikbaar.
Wat betreft de inleggelden wordt er steeds duidelijk een onderscheid gemaakt tussen inleg leden en inleg niet-leden.
Met het vroegere bestuur is afgesproken dat het saldo van de feitelijke vereniging wordt gestort op de rekening van de VZW om dan, als schenking, doorgestort te worden naar Morning Tears.

5. Nieuwe rekening – volmachten: stand van zaken.

Onze penningmeester heeft contact opgenomen met de bank om de volmachten in orde te brengen.  Het papierwerk voor deze volmachten is eind deze week klaar.  Volmachthouders worden dan uitgenodigd om de papieren te ondertekenen.

6. Back-up bestuursfunctie penningmeester (boekhouding; evt. 4de volmacht rekening).

De penningmeester zegt dat er steeds een dagboek wordt bijgehouden van de financiële transacties.  Hiervan is er een duplicaat beschikbaar bij boekhoudkantoor Daconto in Moorsele.  Het bestuur besluit dat dit voldoende is als back-up penningmeester.

7. Omschrijving en toewijzing taken: sociale aangelegenheden? feestcomité?

Paul Clement is het eerste aanspreekpunt voor wat betreft ‘sociale aangelegenheden’.
Een aantal leden hebben het bestuur aangesproken om wat meer activiteiten (feestelijkheden) binnen de club te organiseren.  Bernard Dereeper is hiervoor bereid gevonden om als een ‘liaison’ op te treden tussen deze leden en het bestuur.

8. Praktische aanpak thuiswedstrijden VBL-competitie.

Het bestuur besluit om aan de thuisspelers 18€ te vragen ter dekking van de onkosten.

9. Communicatie vanuit vzw Dulcinea.

Dit punt wordt voor een groot deel verplaatst naar volgende vergadering.
a. Logo; wettelijke vermeldingen op website.
b. Wie bevoegd voor welke communicatie?
c. Eigen mailadres; sociale media?
d. Naar VBL (wat is de rol van correspondent? wijziging correspondent). De namen van voorzitter en secretaris weren doorgegeven aan de VBL.
e. Naar leden.
f.  Naar ruimer publiek (pers?), andere bridgeclubs.

10. Communicatie naar Dulcinea door leden: inspraak, enquêtes, via website? (principe)?

Dit punt wordt verplaatst naar volgende vergadering.

11. Huishoudelijk reglement: WG? 

Het bestuur richt een werkgroep op om het ‘huishoudelijk reglement voor het bestuur’ te verfijnen.

12. Varia.

Dit punt wordt voor een groot deel verplaatst naar volgende vergadering.
a. CTL, mini-bridge: respons?
b. Vergoeding gebruik bridgezaal. 
Het bestuur gaat akkoord met een verhoging van het huurgeld voor de zaal Haeneveld voor de wintermaanden november tem april. (Stookkosten)
c. Jaarprogramma (herhaling oproep suggesties).

Volgende bestuursvergadering wordt gepland op 29 november 2018.
Einde vergadering om 19h30

Voorzitter 
Johan Verhaeghe