Deze website is deel van www.bruggelokaal.be.


22-10-2018 "Verslag vergadering RvB"
 
Aanwezig : André Jacques, Johan Verhaeghe, Didier Deforche, Dirk Piepers, Bernard Dereeper.
 
Verontschuldigd :  Paul Clement, Luc Vanmarcke.
 
Uitgenodigd : Edouard Coppens (aanwezig als webmaster).
 
Dagorde
De vergadering wordt geopend om 18h30 en de voorzitter wenst iedereen welkom.
 
Agenda punten
1. Vaststelling aanwezigheden – quorum.
2. Verslag AV 04.10.2018: definitief.
3. Verslag RvB 08.10.2018: goedkeuring.
4. Briefwisseling in.
5. Kasverslag (+ stand van zaken ivm “de schenking”).
6. Nieuwe rekening – volmachten: stand van zaken.
7. Neerlegging statuten – publicatie Belgisch Staatsblad: stand van zaken.
8. Back-up bestuursfuncties.
9. Bevestiging taken: website, wedstrijdleider, andere?
10. Verzekeringsproblematiek: wat is gedekt via VBL; volstaat dat ook voor bestuursverantwoordelijkheid (burgerlijke aansprakelijkheid)?
11. Communicatie vanuit vzw Dulcinea.
- Naar VBL ( wat is de rol van correspondent?) 
- Naar leden 
- Naar ruimer publiek (pers?), andere bridgeclubs
- Wie bevoegd voor welke communicatie?
- Website (update van sommige items; vernieuwing?) + eigen mailadres; sociale media?
12. Communicatie naar Dulcinea door leden: inspraak, enquêtes?
13. Jaarprogramma: nieuwe initiatieven (vervanging van andere)? uitbreiding aantal competitieploegen?
14. Intentieverklaring voorzitter/bestuur op website (gekoppeld aan punt 13)?
15. Timing vergaderingen RvB: vaste dag? Ad hoc via doodle?
16. Varia.
 
_________________________________________________________________________
 
1. Vaststelling aanwezigheden – quorum.
 
Er zijn 5 bestuurders aanwezig, het quorum (4 op 7 bestuurders) is bereikt om geldig te vergaderen.
 
2. Verslag AV 04.10.2018: definitief.
 
Het verslag van de installatievergadering van de VZW wordt goedgekeurd, mits kleine aanpassing onder agendapunt 2.4 waar expliciet moet staan dat budget/begroting goedgekeurd werd.
 
3. Verslag RvB 08.10.2018: goedkeuring.
 
Het verslag van de bestuursvergadering van 8/10/2018 wordt goedgekeurd.
 
4. Briefwisseling in.
 
Federale Overheidsdienst Justitie laat weten dat het dossier betreffende Bridge club Dulcinea Jabbeke VZW werd met succes is neergelegd.  We krijgen het ondernemingsnummer 0711.956.739. Publicatie in Staatsblad volgt.
Vanuit de VBL heeft het bestuur uitnodigingen ontvangen tot inschrijving van cursussen minibridge en club tornooileider.  Graad van verspreiding binnen club nog onduidelijk; nagaan bij Paul en zo nodig actie nemen.
De enige gevolmachtigde op de oude bankrekening heeft gevraagd om samen met de huidige penningmeester het nodige te doen om het saldo ter beschikking te stellen van Morning Tears.  Aan de penningmeester wordt gevraagd om, op basis van een instructietekst die de mening van de RvB vertolkt, contact op te nemen om dit af te handelen.
 
5. Kasverslag (+ stand van zaken ivm “de schenking”).
 
Dit punt wordt behandeld in volgende vergadering.
 
6. Nieuwe rekening – volmachten: stand van zaken.
 
Voor de bankrekening van de Bridge club Dulcinea Jabbeke VZW beslist het bestuur dat penningmeester, secretaris en voorzitter volmacht drager zijn (en daarbij alleen optreden).  Een 4de persoon wordt gezocht die, voor zover de omstandigheden het zouden vereisen, in het algemeen als back-up penningmeester, met inbegrip boekhouding, zou kunnen optreden.
 
7. Neerlegging statuten – publicatie Belgisch Staatsblad: stand van zaken.
 
Zie hiervoor agendapunt 4.  Verder betekent dit dus dat onze bridgeclub nu volledige rechtspersoonlijkheid heeft.
 
8. Back-up bestuursfuncties.
 
Zoals eerder in punt 6 vermeld wordt nog gezocht naar een back-up voor de functie penningmeester.  Het bestuur beslist verder dat plaatsvervanger voor voorzitter wordt André Jacques en voor secretaris Bernard Dereeper.
 
9. Bevestiging taken: website, wedstrijdleider, andere?
 
De webmaster heeft de site een update gegeven waarbij overbodige, achterhaalde berichten zijn verwijderd.
Het bestuur beslist dat Paul Clement wordt aangeduid als wedstrijdleider.  Contact wordt met hem opgenomen om te horen of hij die opdracht wenst te vervullen. Paul Clement zal ook worden aangesproken voor de taak "sociale zaken"
 
10. Verzekeringsproblematiek: wat is gedekt via VBL; volstaat dat ook voor bestuursverantwoordelijkheid (burgerlijke aansprakelijkheid)?
 
De voorzitter zal eerst wat voorbereidend werk hieromtrent treffen.
 
11. Communicatie vanuit vzw Dulcinea.
 
Dit punt wordt voor een groot deel verplaatst naar volgende vergadering.
 
a. Naar VBL ( wat is de rol van correspondent?). VBL wordt ingelicht dat het secretariaat wordt waargenomen door Dirk Piepers.
b. Naar leden. De voorzitter zal een tekst publiceren op de website nav verwerving rechtspersoonlijkheid van de vzw.
c. Naar ruimer publiek (pers?), andere bridgeclubs. De voorzitter neemt voor om een communicatie te doen naar de bridgeclubs in de omgeving wat betreft de (door-)opstart van bridge club Dulcinea Jabbeke nu als VZW.
d. Wie bevoegd voor welke communicatie?
e. Website (update van sommige items; vernieuwing?) + eigen mailadres; sociale media?
 
12. Communicatie naar Dulcinea door leden: inspraak, enquêtes?
 
Samen met een aantal items uit agendapunt 11 verplaatst naar later.
 
13. Jaarprogramma: nieuwe initiatieven (vervanging van andere)? uitbreiding aantal competitieploegen?
 
De voorzitter vraagt na te denken over eventuele nieuwe initiatieven.  Suggesties zijn welkom.
 
14. Intentieverklaring voorzitter/bestuur op website (gekoppeld aan punt 13)?
 
Afgezien van het “woord van de voorzitter” (agendapunt11.b.) verplaatst naar volgende vergadering..
 
15. Timing vergaderingen RvB: vaste dag? Ad hoc via doodle?
 
De voorzitter zal een doodle aanmaken om volgende vergadering(en) in te plannen.  Dit om maximale aanwezigheid te verzekeren.
 
16. Varia.
 
De voorzitter vraagt het bestuur om na te denken hoe we de financiering regelen van de thuiswedstrijden in de VBL-competitie.
De voorzitter vraagt om opmerkingen/aanvullingen te maken rond het ontwerp van huishoudelijk reglement voor het bestuur.
 
Einde vergadering om 19h30
 
Voorzitter 
Johan Verhaeghe
Getekend verslag